EXCEL Y PAQUETES CONTABLES II

Ahora veremos como transferir los datos de ORIÓN a Excel.

Puede en primera instancia sacarle una copia de respaldo a las operaciones que realiza. (En su totalidad ) y seleccionar el Directorio donde la información será guardada.

Pero existe otra forma de tener la información total de lo que se procesa en el ORIÓN o MÓNICA.
Alguna vez se preguntó… ¿Dónde está la información que se genera en los paquetes contables?.
La respuesta es sencilla
Para el MÓNICA

Para ORIÓN en la barra de estado se tiene la dirección donde se almacena los datos.

Ahora simplemente debemos ingresar a esas direcciones para poder sacar la información más directa.

Una de las cosas más interesantes es que debe fijarse en que formato está almacenado la información. En el caso de ORIÓN está en ACCESS, por lo que los archivos pueden ser llevados a EXCEL directamente del Access y no de la forma tradicional como ingresar a ORIÓN.
La información llevada a EXCEL ya sea de MÓNICA o de ORIÓN, es vital para realizar gráficos por fechas, verificación de saldos, etc.

Podemos utilizar Tablas dinámicas para realizar algunas operaciones como en el ejemplo siguiente: DESCARGAR ARCHIVO XLS

EXCEL Y PAQUETES CONTABLES

Una de las operaciones comunes que se realiza en un paquete contable es el de sacar copias de seguridad (Backup).
Añadiendo a la copia de seguridad o respaldo, se hace muy necesario el de extraer los datos a EXCEL, pero no siempre los programas contables tienen esa opción que es muy importante a la hora de realizar análisis contable por cuenta, por fechas por clientes, etc.
Veamos un ejemplo de dos paquetes contables que son conocidos en Bolivia (PAQUETE CONTABLE MÓNICA y SISTEMA CONTABLE ORIÓN.
MONICA tiene entre sus opciones:

Como puede observar en la última ventana, MÓNICA tiene una opción que es: TRANSFERIR DATOS A…
Esta operación hace que los distintos archivos (Limitados) como Clientes, Proveedores, Inventarios, Lista de Preciosa y Asientos contables sean transferidos a EXCEL.
La información transferida se encontrará en el disco E: en la carpeta MONICA8 y dentro la carpeta EMP 1012.

Una vez aceptada se tiene como resultado la confirmación de la transferencia y los nombres de los archivos en formato XLS

Ahora lo que resta es abrir el archivo.

La información ahora se la puede ver en formato EXCEL

Uso de Tablas

Las tablas en excel son una herramienta muy eficiente cuando se utilizan formularios en las que constantemente se incrementan los registros en una planilla.
En el siguiente ejemplo tenemos en la Columna A nombres y demarcamos las celdas A1:A6 y en la Ficha INSERTAR seleccionar la opción TABLA.

Verificamos si la tabla tiene encabezados, en nuestro caso si lo tiene y seleccionamos la casilla La tabla tiene encabezados

Ahora simplemente creamos un formulario (cuadro combinado) y en el formato de control seleccionar las celdas que muestra la siguiente imagen: Rango de entrada $A$2:$A$6, vincular con celdas $C$1

Como se podrá apreciar, los nombres se encuentran ya en el formulario.
El problema inicial radica en que si adicionamos un nombre mas a la columna A, ese nombre no aparecera en el formulario.

Para solucionar este problema debemos nombrar las celdas demarcando A2:A6 y en el espacio de los nombres de celdas colocamos NOMBRES

Ahora en el formulario (cuadro combinado) en la opcíón Rango de entrada cambiamos el nombre que le dimos a la columna A.

Ahora cada vez que agreguemos un nuevo nombre, el formulario (Cuadro combinado) se actualizara.

Repetir filas en extremo superior

Si posee un listado en Excel con encabezado y ocupa más de 2 hojas, a continuación podrá ver cómo configurar la hoja para no tener que copiar y pegar el encabezado en cada una de las hojas del informe.

En la ficha “Diseño de página”, en el grupo “Opciones de la hoja”, haga clic en la flecha para abrir la ventana de Configuración


Se desplegará la siguiente ventana:


Haga clic en el recuadro “Repetir filas en extremo superior” y seleccione en su hoja de cálculo, la fila que pertenece a los títulos de su listado.


Termine oprimiendo la tecla Enter y se devolverá automáticamente a la ventana anterior. Si desea configurar otras opciones, como el tamaño del papel, las márgenes, etc, puede hacerlo en esta misma ventana.

Haga clic en Aceptar.

Diríjase a Vista preliminar (Ctrl + F2) y verifique que los encabezados aparecerán para cada hoja y no tendrá necesidad de copiarlos para cada una